就活メール:返信の書き方 💻「了解しました」はNG?

 


サイレント
ほうれんそうは
大事だろ
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(引用元:DISCOの就活川柳 佳作11首

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いきなりで失礼しました、サイ象です。

就活生自身の作による上の川柳、
意味はお分かりですね。

「ほうれんそう」すなわち「報告・連絡・
相談」が大事だとうるさく言ってる
くせに、なんで自分には「サイレント」
(ナシのツブテ)なんだ…と😿


わかります、その気持ち。

でもなぜ「サイレント」な
反応しか帰って来ないのか。

ひょっとして、あなたのメールが全然
お話にならないものなので完全に
無視された…ということでは?;^^💦


そこで本日は、就活で相手にしてもらえる
メール
の書き方・マナー・常識などを
徹底的に追求してみたいと思うんです。



1. 業界の常識をハズレるな

就活メールの口火を切るのが「面接日程の
お知らせ」で、これに返信するところから
就活の長い(人によっては短い;^^💦)
闘いが始まるわけですね。

そのしょっぱな、お礼を含めた
返信メールから躓いていたんでは
お話にならないわけです。

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相手は長年、企業でメールを見続けている
プロですから、こちらも可能なかぎり、
その世界の常識に合わせるべきですよね。

常識からあまりにもハズレているメールなら
初めから除外されてしまっても不思議は
ないですし、どんなメールを送るかも
すでに評価の対象になっているんですから。


で、その「ハズレ方」にも色々ありますが、
もし私が担当者なら一番に除外するのが
言葉づかいのマズいもの。

敬語など日本語のビミョ~なところが
きちんと出来ていない文章だと、除外は
免れた場合も、評価を下げてしまう
ことは確実です。


2. まずは言葉:「了解」は間違い敬語?

さて、言葉づかいの問題になると、
日本人なのにハズしてしまう、日本語の
いちばん難しいところが 敬語の問題ですよね。

これはほんとにビミョ~でややこしい。

というのも、問題は企業の人たちが
「間違い」または「問題がある」と感じる
敬語表現であって、日本語学者が見て
(または文科省・文化庁の指針等に照らして)
本当に「間違い」なのかどうかとは別問題
だからです。


ともかくそういう意味で「受け入れられ
にくい」敬語表現を挙げていきますので
参考にしてください。


1.了解しました

面接日程の連絡などに対して、
「了解しました」と書いていませんか?

これ、ビジネスの世界では抵抗をもって
受けとめられるようです。

つまり「立場が上の人から下の人へ
向けて」の表現だというんですね。

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そんなことは辞書に書いてないですし、
大学教師のはしくれである私、サイ象は
抵抗を感じないんですが、一般の業界では
いつしかそういうことになってきたらしい。
(平成に入ってからではないかと
推量していますが)

ともかく「おまえらの感覚の方が
間違いなんだ」なんて主張できる立場
ではないので、ここは「了解」は避けて

  • 承知致しました。
  • 承りました。
  • かしこまりました。

などとしておくのが無難です。


2.ご苦労様

これも「了解」と同じく「立場が上の人から
下の人へ向けて」の言葉だというのが
一般業界での共通了解らしいです。

「間違い敬語」だと断言するサイトも
散見しますが、ほんとはそんなことなくて、
昭和天皇が亡くなった時には、陛下に
対してさえ、平気で「ご苦労様」と
言っていたんです。

このことについては
こちらの記事をご参照ください。

お疲れ様とご苦労様の使い分け?(*_*)うるさくなったのは平成から?

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ただこれも「了解」の場合と同じく、
就職しようと思う以上、文句を言っても
しようがないので、相手が目上なら
「ご苦労様」とは言わない(書かない)
よう気をつけましょう。

おわかりですね。

お疲れ様です」にしとけばいいんです。



3.おっしゃられる

これは大学事務員・教員の間でも
飛びかっていますが、こういうのこそ
レッキとした「間違い敬語」なんです。

何が間違いかって、「尊敬語」を二階建てに
してしまった「二重敬語」の典型ですよ。


たとえば「おっしゃっていただき…」ならば
「尊敬語+謙譲語」の形なのでOKですが、
「尊敬語」同士など、同じ類の敬語を
重ねる表現はダメなんです。

日本語がわかってない奴と見られる
だけならまだしも、逆に”慇懃無礼”
の印象を与える可能性もありますので、
気を付けましょう。

A gray domestic cat looking serene

ここは単に「おっしゃる」または
「言われる」とするのが正しいわけで、
このどちらが尊敬度が高いかとえば、
もちろん「おっしゃる」の方ですよね。


4.拝見(拝読)させていただきました

もうおわかりですね。

これも「おっしゃられる」同様の二重敬語
ですが、今度は「謙譲語+謙譲語」の形。


場合によっては、慇懃無礼の〝嫌味”
(いやみ)とさえ受け取られかねません。

単に「拝見(拝読)しました」と書けば
よく、これで十分に敬意は伝わります。


5.伺わせていただきます

これも「謙譲語+謙譲語」の二重敬語。

「お伺いします」でいいんです。

え? 「お伺い」は二重敬語じゃないかって?

いいえ、「お」(丁寧語)+「伺い」
(謙譲語)という類別の違う敬語の
組み合わせなので二重敬語ではありません。

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6.すみません

これは「間違い敬語」というわけでは
ありませんが、口語(話し言葉)的
なので、目上の人へのメールでは
非常識・失礼な感じになります。

ここは、より丁寧に

  • 申し訳ありません。
  • 申し訳ございません。
  • 恐れ入ります。

などとしましょう。

敬語の仕組みが今一つ
分からないので、おさらい
したいという人はこちらを
参照してください。

“お~になる”敬語は要注意☆”お~になられる”で太宰・志賀論争
“させていただく”が間違い敬語になる場合:恩ない人への恩表現

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    敬語が使えないと蹴落とされる……?


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3. 基本的なパターンとマナー

さて、上記のようなポイントを頭に入れて
言葉の間違いをしないように気をつけながら、
実際の就活メールの基本パターンと
守った方がいいマナーを押さえて
いきましょう。

まず、ハズしてはならないのは、
以下の5ポイント。


1. 前のメールを消さずに送信

相手は1日に何百通ものメールに
目を通す超多忙な人。

前のメールを消して返信だけで送ると、
何の話かわかってもらえなくなって
しまう可能性もあります。

この意味でも携帯からの返信は危険。
必ずパソコンで慎重にやりましょう。

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相手から来たメールに返信する際は
件名は変えず「Re:~~」の形でOK。

ただやり取りが長くなり、件名と内容が
そぐわなくないと判断したら、具体的で
簡潔な件名を付けるといいでしょう。

こちらから送信する場合はもちろん、
用件の明瞭にわかる件名を明記します。


2. 当日のうちに返信

返信がないとメールが届いたかどうかも
送り主にはわからないので、なるべく
早く返信(遅くとも当日のうちに)
返信するのがマナーです。

すぐに返答できない場合は、その旨と、
いつまでに返事するかを伝える
メールを出しましょう。

何もしないで放置しておくと、
進める意思がないものと見なされて
消されてしまうかもしれません。



3. 1往復半で用を済ます

何回もあれこれ尋ねたりして、メールの
やり取りが長くなってしまう人がいますが、
これ、忙しい人にとってはウンザリです。

質問は箇条書きにまとめて1回で済ます
など、なるべく手間を取らせない配慮が
望まれます。

1往復半で用を済ますのがベスト。


4. 表記(全角/半角など)を統一する

表記法がまちまちで不統一なメールは、
書いた人も乱雑で不注意な人間だろう
という印象を与えてしまいます。

英数字は半角に統一した方が綺麗で
読みやすいですよね。

カタカナも半角にする人がいますが、
これは不統一だし読みにくいので、
日本字はすべて全角に統一した方が
よいでしょう。


5. 書くことの順序

基本的なパターンは
宛先⇒挨拶⇒名のり⇒本文⇒締め⇒署名

すなわち始まりはこんなふう。

(会社名)
(部署名)(担当者名)


お世話になっております。

(大学名)(学部・学科名)
(氏名)
です。

会社名は「株式会社●●●●」と
正式名称をきっちり書き、
「(株)●●」などと
略さないようにします。

自社名をゾンザイに
略されたらどんな気持ちに
なるか…という問題ですね。


挨拶とお礼を述べてから、
本文に入って要件を伝え、
下記のような署名で締めます。

==========================
●●大学 ●●学部 ●●学科 ●年
○山 △男

携帯TEL:090-1234-4321
e-mail:maru00@sankaku.com
e-mail(携帯):marumaru@sankaku.ne.jp
==========================

メール末尾のこの署名は社会人一般の
基本的なマナーであると同時に、
自分にとっても大きなメリット。

名刺代わりになるからです。

相手側があなたに緊急連絡を取ろうとする
可能性もありますから、可能な連絡方法を
すべて伝えておいた方がいいわけですね。



4. 読みやすくするスキル

さて本文ですが、何度も言うように
相手は超多忙なビジネスパーソン。

こちらの言っていることが素早く
的確に伝わらなければ、すっ飛ばされ、
そのまま見捨てられる可能性も大です。

そうならないためのライティング
スキルを身につけていきましょう。


👉 本文は結論から書く

日本人にありがちな傾向として、
(要件の)理由や説明から話を始めて、
要件(結論)自体がなかなか出てこない
という人がよくいますね。

聞いている側はイライラ…
という経験あるでしょ?

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読む人が1日何百通ものメールを
見る人だと意識していれば、こんな
メールは書けませんよね。

就活メールではこれ、絶対NGです。

先に結論を書いてしまい、その
理由や説明は後につけるのが鉄則。



👉 適切な改行・行あけを

パソコンのメールだと、1行がすご~く
長くて画面を動かさないと読み切れない
という場合もありますね。

これも相手への配慮を欠くと見られ
かねませんので、一定の長さになったら、
意味の切れるところで切って改行したり
行をあけたりして、(相手を思いやり)
読みやすくする配慮が望まれます。


その呼吸、どのあたりで切るかなどは、
まさにこのブログの文章を参考に
してもらえればよいと思います;^^💦


👉 お礼・お詫びをしっかり

返信メールの場合、本文に入ったら
まず返信へのお礼を述べるのが定石。


  • 早々のお返事ありがとうございます。
  • お忙しいなか、お返事をいただき
    ありがとうございます。
  • ご丁寧に細かくご説明をいただき、
    深謝申し上げます。

返信がメールをもらったその日のうちに
できなかった場合は、そのことの
お詫び(謝罪)から始めましょう。


  • メールの確認が大変遅くなってしまい、
    まことに申し訳ございません。

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こんなのでいいわけです。


また相手のメールに対して再度返信するか、
やめておくか(相手は多忙で、いちいち
うるさいと思われるから)迷う場合も
あるかもしれません。

その場合は、うるさく思われないよう
配慮しつつ、簡単なお礼のあとに
相手を立てて頼りにするような挨拶を
書いただけのメールを送っておくのが
よいでしょう。


  • また何かのときには宜しくお願いします。
  • とても参考になりました。
  • このたびのご説明は私にとって
    たいへん有益でした。今後にも
    生かしていきたいと考えています。

てな感じかな。



👉 まとめ

さて、わかってもらえたでしょうか。

就活メール全般の書き方について、
多方面からの研究にもとづき、実例を
提示しながら、ベストな方法を追求
してきました。


途中で何度もふれましたが、肝心なのは
つねに読んでくれる相手をイメージし、
どういう印象を与えるかを想像しながら
書くこと。

なにしろこっちは買ってもらう
立場なんですからね。

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その姿勢さえ明確に伝わるメールなら
(カンペキでなくても)無視される
ようなことはないはずなんです。

ん? 就職よりむしろ
その前提になる「卒業」の
方が危ない?

それは大変だ。

こちらの記事などで
なんとかピンチを
乗り切ってくださいね。
    👇
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卒論のコピペはばれる…でもOK?どうなってる大学の内部事情 

                  Proofreading-512

そのほか大学の内情や
そこで生き抜くための
ヒントはこちらの
まとめ記事」に集めています
ので、ぜひ参照してください。
  👇
大学生活は楽しい?? 充実した4年間にするための徹底ガイド

      3大学はこんなところ 


ほかにも、わからない点があれば
遠慮なく「コメント」欄から質問を
送信してくださいね。

ともかく頑張ってやりぬきましょ~y(^0^)y


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