就活メールのマナーは微妙！敬語は？返信どこまで？了解と書けない？

というわけで本日のテーマは
就活メールのマナーや言葉遣いについて。

就活生のみなさんの悩みにズバリ
お答えしてまいります！

１. 意思確認できれば止める

まず企業側からのメールに質問などして、
メールのやりとりが何度かあった場合。

よく理解できなければ何度でも質問して
かまわないわけですが、それがよく
わかって一件落着となったら、
どうするか。

それで終わりにしていいのか、それとも
「ありがとうございました」の一言の
メールを送るべきか。

そこで迷う人もいるかもしれません。
　　　
　　　　　　


これは、ハンサム教授もご指摘の通り、
それこそ「場合による」わけですが、
たいていの場合、それはムダ。

受け取る企業側の人は、いちいち開くという
手間を取られるぶん、仕事を増やされて
迷惑するという可能性も考えられます。


相手のメールの終わりに「了解しました」
とか、「それではよろしくお願いいたし
ます」とか「また何かございましたら
よろしく」とかあった場合、相手は
それで終わらせたつもりですから、
返信は不要。

逆にこちらからメールをする場合を
考えると、末尾にそういった言葉を
置けば、やりとりを終わるタイミングを
伝えることになって、親切といえる
くらいです。


要は、連絡事項についてお互いが
確認できたタイミング。

そこでなら、自分から終わりにして
かまわないのです。

返信はすぐ(1日以内)に

というわけですが、返信すべきだと判断
した場合は、もちろん迅速に行う
必要があります。

そもそも就活メールの口火を切るのが
「面接日程のお知らせ」メールで、これに
返信するところからやりとりが始まるという
のが一般的ですが、これに気づかないで
何日もほったらかす結果になったりして
いたのでは、お話になりません。


先方からメールをいただきました。
さて、どうするか。

これは確認次第すぐに返信することが
鉄則と心得ましょう。
　　
「遅くても1日以内に」というのが
まずは業界の常識的マナーですね。


「仕事ができる」といわれる人はたいてい
受信メールの返信も早いので、あなたの
返信が遅ければ、初めから「できない奴」と
見られてしまう可能性も大です。

だから、何日も見逃してしまったりする
ことのないように、日課としてメールを
チェックする時間を決めておくなどの
対策を立てておく必要もありますね。

２. 前のメールを消さずに返信する

ビジネスメールでは、やり取りしていた
メールを消さずに残して返信するのが基本。

前のメールを消されると、どういった
メールに対する返信なのかわからなく
なる場合があるからです。


特に就活の場合、相手は1日に何百通もの
メールに目を通す超多忙なビジネスマン。

以前の内容を消されると元のメールを
探すことで、ひと手間食ってしまいます。


この意味でも、メール送受信をすべて
スマホでやっている人は要注意。

これを機にメールはPCでする習慣を
つけた方が安全でしょうね。



相手からのメールに返信する際はそのまま
返信ボタンを押して、つまり件名は変えず
「Re：～～」の形でＯＫ。

ただやりとりが長くなり、件名と内容が
そぐわなくないと判断したら、具体的で
簡潔な件名を付けるといいでしょう。


こちらから送信する場合はもちろん、
用件の明瞭にわかる件名を明記します。

３. 定形文(テンプレ)の挿入を設定する

さて、きちんとしたメールの基本的な
パターンはといえば、
宛先⇒挨拶⇒名のり⇒本文⇒締め⇒署名。

ですので、こんなふうに始めれば
まず無難でしょう。


会社名は「株式会社●●●●」と正式名称を
きっちり書き、「（株）●●」などと
略さないようにします。

自社名をゾンザイに略されたらどんな
気持ちになるか…
これも相手の気持ちを思いやれるかどうか
という問題で、あなたのそういう部分も
見られていると考えましょう。


挨拶とお礼を述べてから、本文に入って
要件を伝え、下記のような署名で締めます。


メール末尾のこの署名は社会人一般の
マナーとして基本的だというばかりでなく、
その実行によって自分個人にとっての
メリットも発生します。

名刺代わりになる…というメリットです。

相手側があなたに緊急連絡を取ろうとする
可能性もありますから、可能な連絡方法を
すべて伝えておいた方がいいわけですね。

　　　　　


なので、こういう署名や文章は一回一回
書き下ろすのでなく、「定形文」として
作成し、すぐ挿入できるように設定して
おきましょう。

今後、何度も使うでしょうから、
時間の節約にもなりますし、文言を
変えたい場合も、ちょっといじれば
済むわけですから。

表記法を統一する

さてこの定型文を含めて、メールの文章
全般の表記法ですが、これがまちまちで
不統一だと、書いた人も乱雑で不注意な
人間だという印象を与えかねません。

たとえば英数字が全角(０８０－１２３…)
だと間延びしてしまい、いかにも
スピード感のない奴だという印象を
与えるかもしれません。

半角への変換を忘れずに。


逆に半角好きなのか、カタカナ言葉をすべて
半角にする人がいますが、これは不統一だし
読みにくいので、考えもの。

それこそ、それが必要と考えられる
場合に限るべき。

日本字はすべて全角で書くのが基本です。

４. 正しい日本語(敬語)で書く

さて、最後に控えている大問題が
メールに書く文章そのもの。

その日本語、大丈夫？
っていう話ですね。

これはもう言い出すとキリがないわけ
ですが、メールでよく問題になるポイント
だけ挙げていきましょう。

１．了解しました

面接日程の連絡などに対して、
「了解しました」と書いていませんか？

これ、決して間違いではないはずなん
ですが、ビジネスの世界では抵抗を
もって受けとめられるようです。

つまり「立場が上の人から下の人へ
向けて」の表現だというんですね。
　　　
　　　　

そんなことは辞書に書いてないですし、
長く大学教師をしてきた私(サイ象)は
抵抗を感じないんですが、一般の業界では
いつしかそういうことになってきたらしい。

ともかく「おまえらの感覚の方が間違い
なんだ」なんて主張できる立場では
ないので、ここは「了解」は避けて

• 承知致しました。
• 承りました。
• かしこまりました。

などとしておくのが無難です。

２．ご苦労様

これも「了解」と同じく「立場が上の人から
下の人へ向けて」の言葉だというのが
一般業界での共通了解らしいです。

「間違い敬語」だと断言するサイトも散見
しますが、ほんとはそんなことなくて、
昭和天皇が亡くなった時には、陛下に
対してさえ、平気で「ご苦労様」と
言っていたんです。
👉このことについては
こちらの記事をご参照ください。

・お疲れ様とご苦労様の使い分け？(*_*)うるさくなったのは平成から？

　　　

ただこれも「了解」の場合と同じく、
就職しようと思う以上、文句を言っても
しようがないので、相手が目上なら
「ご苦労様」とは言わない（書かない）
よう気をつけましょう。

おわかりですね。

「お疲れ様です」にしとけばいいんです。

３．おっしゃられる

これは大学の教職員間でも飛びかって
いますが、実はこういうのこそレッキ
とした「間違い敬語」なんです。

何が間違いかって、尊敬語を二階建てに
してしまった「二重敬語」の典型ですよ。


たとえば「おっしゃっていただき」ならば
「尊敬語＋謙譲語」の形なのでＯＫですが、
尊敬語同士など、同じ類の敬語を重ねる
表現は間違いとされているんです。

日本語がわかってない奴と見られるだけなら
まだしも、逆に”慇懃無礼”の印象を与える
可能性もありますので、気を付けましょう。

　　

ここは単に「おっしゃる」または
「言われる」とするのが正しいわけで、
このどちらが尊敬度が高いかとえば、
もちろん「おっしゃる」の方ですよね。

４．拝見(拝読)させていただきました

もうおわかりですね。

これも「おっしゃられる」同様の二重敬語
ですが、今度は「謙譲語＋謙譲語」の形。


場合によっては、慇懃無礼の〝嫌味”
（いやみ）とさえ受け取られかねません。

単に「拝見（拝読）しました」と書けば
よく、これで十分に敬意は伝わります。

５．伺わせていただきます

これも「謙譲語＋謙譲語」の二重敬語。

「お伺いします」でいいんです。

え？　「お・伺い」は二重敬語
じゃないかって？

いいえ、「お」（丁寧語）＋「伺い」
（謙譲語）という類別の違う敬語の
組み合わせなので二重敬語ではありません。

　　　

６．すみません

これは「間違い敬語」というわけではあり
ませんが、口語（話し言葉）的なので、
目上の人へのメールでは非常識・失礼な
感じになります。

ここは、より丁寧に

• 申し訳ありません。
• 申し訳ございません。
• 恐れ入ります。

などとしましょう。
👉敬語の問題はほんとにビミョ～で
ややこしい。

というのも、問題は企業の人たちが”間違い”
または”問題がある”と感じる敬語表現で
あって、日本語学者が見て(文科省・文化庁
の指針等に照らして)本当に”間違い”なのか
どうかとは別問題だからです。

ともかく敬語の仕組みについて
おさらいをしておきたいという人は
こちらもご参照ください。

・“お～になる”敬語は要注意☆”お～になられる”で太宰・志賀論争

・“させていただく”が間違い敬語になる場合：恩ない人への恩表現

　　　　
　　　　 敬語が使えないと蹴落とされる……？

適切な改行・行あけを

パソコンのメールだと、１行がすご～く
長くて画面を動かさないと読み切れない
という場合もありますね。

これも相手への配慮を欠くと見られかね
ませんので、一定の長さになったら、
意味の切れるところで切って改行したり
行をあけたりして、（相手を思いやり）
読みやすくする配慮が望まれます。


その呼吸、どのあたりで切るかなどは、
まさにこのブログの文章を参考に
してもらえればよいと思います;^^💦

まとめ

さて、わかってもらえたでしょうか。

就活メール全般の書き方について、
実例を提示しながら、ベストな方法を
追求してきました。


途中で何度もふれましたが、肝心なのは
つねに読んでくれる相手をイメージし、
どういう印象を与えるかを想像しながら
書くこと。

なにしろこっちは買ってもらう
立場なんですからね。

　　　　　 　　

その姿勢さえ明確に伝わるメールなら
（カンペキでなくても）無視される
ようなことはないはずなんです。

自信をもって、しっかり書いて
いきましょう！
👉ん？　就職よりむしろその前提
になる「卒業」の方が危ない？

それは大変だ。

こちらの記事などでなんとかピンチを
乗り切ってくださいね。
　　　　👇
・卒論のテーマが決まらない？📖どの学部でもOKな突破口:４

・卒論書けないで退学/内定取り消し?…になる前の最後の3手段

・卒論のコピペはばれる…でもOK？どうなってる大学の内部事情　

　　　　　　　　

そのほか大学の内情やそこで生き抜く
ためのヒントは、こちらの
「まとめ記事」に集めています。

ぜひ参照してください。
　　👇
・大学生活は楽しい?? 充実した４年間にするための徹底ガイド

　　　　　　

ほかにも、わからない点があれば
遠慮なく「コメント」欄から質問を
送信してくださいね。

ともかく頑張ってやりぬきましょ~y(^0^)y