サクラさん
就活でいくつもの会社と
メールのやりとりをして
いますが、いろいろと
わからないことだらけ
です(😿)

ハンサム 教授
ふむふむ。たとえば?

サクラさん
質問と答えの応答を
何度かしてから、よく
わかって一件落着という
場合に「ありがとうござ
いました」というお礼の
メールを出しておく
べきか…とか。

ハンサム 教授
そういう微妙なところは
相手の身になって
考えましょう。

「ありがとうござい」と
いう一言だけのメールを
忙しい人事課の人がいち
いち見たいかどうか。

サクラさん
でも場合によっては…

ハンサム 教授
だからそういう場合だと
判断するなら、何が
「ありがた」かったのか
しっかり書いて気持ちを
わかってもらうとか…



機械的なお礼だけじゃ
嬉しいわけもない。

うるさいだけでしょう。

サクラさん
な~るほど(🐱) 臨機
応変ってやつですね。

ハンサム 教授
臨機応変に動ける人間か
どうか、メールの書き方
一つでも見られちゃって
るんですよ;^^💦

サクラさん
ギョッ(🙀)それは怖い。

就活メールのマナーに
ついてイチから教えて
ください!

ハンサム 教授
よろしい。しっかり
ついて来たまえ。


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というわけで本日のテーマは
就活メールのマナーや言葉遣いについて。

就活生のみなさんの悩みにズバリ
お答えしてまいります!

💻 もくじ
  1. 返信はすぐ(1日以内)に
  2.  意思確認できれば止める

  3. 前のメールを消さずに返信する

  4. 定形文の挿入を設定する
  5.  表記法を統一する

  6. 正しい日本語で書く
  7.  了解/ご苦労様/おっしゃられる/すみません…

    まとめ


1. 返信はすぐ(1日以内)に

就活メールの口火を切るのが「面接日程の
お知らせ」で、これに返信するところから
就活の闘いが始まるわけですね。

そのしょっぱな、お礼を含めた
返信メールからつまづていたのでは
お話になりません。


相手は長年、企業でメールを見続けている
プロですから、こちらも可能なかぎり、
その世界の常識に合わせるべきでしょう。

常識からあまりにもハズレているメールなら
初めから除外されてしまっても不思議は
ないですし、どんなメールを送るかも
すでに評価の対象になっているんですから。

     computer_cartoon 


さて、先方からメールをいただいた場合、
確認次第すぐに返信すること。

「遅くても1日以内に」というのが
まずは業界の常識的マナーですね。


「仕事ができる」といわれる人はたいてい
受信メールの返信も早いので、あなたの
返信が遅ければ、初めから「できない奴」と
見られてしまう可能性も大です。

だから、何日も見逃してしまったりする
ことのないように、日課としてメールを
チェックする時間を決めておくなどの
対策を工夫しましょう。


意思確認できれば止める

来たメールに対して回答なり質問なりで
何度かキャッチボールがあった場合、
用が済んだなら、それ以上メールする
必要はありません。

でも、なんだか自分で勝手に終わらせる
のはまずい気がするのか、それこそ
「ありがとうございました」の一言
だけなど、見るのが面倒なだけの不要な
メールを出す人が多いようです。
   

相手のメールの終わりに「了解しました」
とか、「それではよろしくお願いいたします」
とか「また何かございましたらよろしく」
とかあった場合、相手はそれで終わらせた
つもりですから、返信は不要です。

逆に言うと、こちらからメールをする際に
末尾にそういった言葉を置けば、やりとりを
終わるタイミングを伝えることになって、
親切といえます。


要は、連絡事項についてお互いが
確認できたタイミング。

そこでなら、自分から終わりにして
かまわないのです。

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2. 前のメールを消さずに返信する

ビジネスメールでは、やり取りしていた
メールを消さずに残して返信するのが
基本です。

前のメールを消されると、どういった
メールに対する返信なのかわからなく
なる場合があるからです。


特に就活の場合、相手は1日に何百通もの
メールに目を通す超多忙な人。

以前の内容を消されると元のメールを
探すのでヒト手間食ってしまいます。


この意味でも、メール送信もすべて
スマホでやっている人は、これを機に
PCを使う習慣をつけた方が安全でしょうね。

     

相手からのメールに返信する際はそのまま
返信ボタンを押して、つまり件名は変えず
「Re:~~」の形でOK。

ただやり取りが長くなり、件名と内容が
そぐわなくないと判断したら、具体的で
簡潔な件名を付けるといいでしょう。


こちらから送信する場合はもちろん、
用件の明瞭にわかる件名を明記します。

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3. 定形文の挿入を設定する

さて、きちんとしたメールの基本的な
パターンはといえば、
宛先⇒挨拶⇒名のり⇒本文⇒締め⇒署名

ですので、こんなふうに始めれば
まず無難でしょう。

(会社名)
(部署名)(担当者名)


お世話になっております。

(大学名)(学部・学科名)
(氏名)
です。

会社名は「株式会社●●●●」と正式名称を
きっちり書き、「(株)●●」などと
略さないようにします。

自社名をゾンザイに略されたらどんな
気持ちになるか…
これも相手の気持ちを思いやれるか
どうかという問題で、そういう
ところも見られているのです。


挨拶とお礼を述べてから、本文に入って
要件を伝え、下記のような署名で締めます。

==========================
○○大学 □□学部 △△学科4年
凸山凹美(でこやま ぼこみ)
E-mail:dekoboko@xxxx.co.jp
〒123-4567
○○県○○市○○町○○3-4-5
自宅TEL:000-1234-56●●
携帯TEL:080-1234-56●●
==========================

メール末尾のこの署名は社会人一般の
基本的なマナーであるばかりでなく、
自分にとっても大きなメリット。

名刺代わりになるからです。

相手側があなたに緊急連絡を取ろうとする
可能性もありますから、可能な連絡方法を
すべて伝えておいた方がいいわけですね。

       letter-1697605_960_720 


なので、こういう署名や文章は一回一回
書き下ろすのでなく、「定形文」として
作成し、すぐ挿入できるように設定して
おけば、時間の節約になりますね。

文言を変えたい場合も、ちょっと
いじれば済むわけですから。


表記法を統一する

さてこの定型文を含めて、メールの文章
全般の表記法ですが、これがまちまちで
不統一だと、書いた人も乱雑で不注意な
人間だという印象を与えかねません。

たとえば英数字は半角に統一した方が
綺麗で読みやすいですよね。

カタカナも半角にする人がいますが、
これは不統一だし読みにくいので、
日本字はすべて全角に統一した方が
よいでしょう。

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4. 正しい日本語で書く

さて、最後に控えている大問題が
メールに書く文章そのもの。

その日本語、大丈夫?
っていう話ですね。

これはもう言い出すとキリがない
わけですが、メールでよく問題に
なる、めぼしいところだけ挙げて
いきましょう。

1.了解しました

面接日程の連絡などに対して、
「了解しました」と書いていませんか?

これ、決して間違いではないはずなん
ですが、ビジネスの世界では抵抗を
もって受けとめられるようです。

つまり「立場が上の人から下の人へ
向けて」の表現だというんですね。
   
    boss-1020727_960_720

そんなことは辞書に書いてないですし、
大学教師のはしくれである私(サイ象)は
抵抗を感じないんですが、一般の業界では
いつしかそういうことになってきたらしい。

ともかく「おまえらの感覚の方が間違い
なんだ」なんて主張できる立場では
ないので、ここは「了解」は避けて

  • 承知致しました。
  • 承りました。
  • かしこまりました。

などとしておくのが無難です。

2.ご苦労様

これも「了解」と同じく「立場が上の人から
下の人へ向けて」の言葉だというのが
一般業界での共通了解らしいです。

「間違い敬語」だと断言するサイトも散見
しますが、ほんとはそんなことなくて、
昭和天皇が亡くなった時には、陛下に
対してさえ、平気で「ご苦労様」と
言っていたんです。
👉このことについては
こちらの記事をご参照ください。

お疲れ様とご苦労様の使い分け?(*_*)うるさくなったのは平成から?

       465171


ただこれも「了解」の場合と同じく、
就職しようと思う以上、文句を言っても
しようがないので、相手が目上なら
「ご苦労様」とは言わない(書かない)
よう気をつけましょう。

おわかりですね。

お疲れ様です」にしとけばいいんです。


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3.おっしゃられる

これは大学の教職員間でも飛びかって
いますが、実はこういうのこそレッキ
とした「間違い敬語」なんです。

何が間違いかって、尊敬語を二階建てに
してしまった「二重敬語」の典型ですよ。


たとえば「おっしゃっていただき」ならば
「尊敬語+謙譲語」の形なのでOKですが、
尊敬語同士など、同じ類の敬語を重ねる
表現は間違いとされているんです。

日本語がわかってない奴と見られる
だけならまだしも、逆に”慇懃無礼”
の印象を与える可能性もありますので、
気を付けましょう。

  A gray domestic cat looking serene

ここは単に「おっしゃる」または
「言われる」とするのが正しいわけで、
このどちらが尊敬度が高いかとえば、
もちろん「おっしゃる」の方ですよね。

4.拝見(拝読)させていただきました

もうおわかりですね。

これも「おっしゃられる」同様の二重敬語
ですが、今度は「謙譲語+謙譲語」の形。


場合によっては、慇懃無礼の〝嫌味”
(いやみ)とさえ受け取られかねません。

単に「拝見(拝読)しました」と書けば
よく、これで十分に敬意は伝わります。

5.伺わせていただきます

これも「謙譲語+謙譲語」の二重敬語。

「お伺いします」でいいんです。

え? 「お・伺い」は二重敬語
じゃないかって?

いいえ、「お」(丁寧語)+「伺い」
(謙譲語)という類別の違う敬語の
組み合わせなので二重敬語ではありません。

    

6.すみません

これは「間違い敬語」というわけでは
ありませんが、口語(話し言葉)的
なので、目上の人へのメールでは
非常識・失礼な感じになります。

ここは、より丁寧に

  • 申し訳ありません。
  • 申し訳ございません。
  • 恐れ入ります。

などとしましょう。
👉敬語の問題はほんとにビミョ~で
ややこしい。

というのも、問題は企業の人たちが
「間違い」または「問題がある」と感じる
敬語表現であって、日本語学者が見て
(文科省・文化庁の指針等に照らして)
本当に「間違い」なのかどうかとは
別問題だからです。

ともかく敬語の仕組みについて
おさらいをしておきたいという人は
こちらもご参照ください。

“お~になる”敬語は要注意☆”お~になられる”で太宰・志賀論争

“させていただく”が間違い敬語になる場合:恩ない人への恩表現


    39f6fcc3e14f42a60de7ed6083100f76_s
    敬語が使えないと蹴落とされる……?


適切な改行・行あけを

パソコンのメールだと、1行がすご~く
長くて画面を動かさないと読み切れない
という場合もありますね。

これも相手への配慮を欠くと見られ
かねませんので、一定の長さになったら、
意味の切れるところで切って改行したり
行をあけたりして、(相手を思いやり)
読みやすくする配慮が望まれます。


その呼吸、どのあたりで切るかなどは、
まさにこのブログの文章を参考に
してもらえればよいと思います;^^💦

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まとめ

さて、わかってもらえたでしょうか。

就活メール全般の書き方について、
多方面からの研究にもとづき、実例を
提示しながら、ベストな方法を追求
してきました。


途中で何度もふれましたが、肝心なのは
つねに読んでくれる相手をイメージし、
どういう印象を与えるかを想像しながら
書くこと。

なにしろこっちは買ってもらう
立場なんですからね。
  
    post2

その姿勢さえ明確に伝わるメールなら
(カンペキでなくても)無視される
ようなことはないはずなんです。
👉ん? 就職よりむしろ
その前提になる「卒業」の
方が危ない?

それは大変だ。

こちらの記事などで
なんとかピンチを
乗り切ってくださいね。
    👇
卒論のテーマが決まらない?📖どの学部でもOKな突破口:4

卒論書けないで退学/内定取り消し?…になる前の最後の3手段

卒論のコピペはばれる…でもOK?どうなってる大学の内部事情 

                  Proofreading-512

そのほか大学の内情や
そこで生き抜くための
ヒントはこちらの
まとめ記事」に集めています
ので、ぜひ参照してください。
  👇
大学生活は楽しい?? 充実した4年間にするための徹底ガイド

      3大学はこんなところ 


ほかにも、わからない点があれば
遠慮なく「コメント」欄から質問を
送信してくださいね。

ともかく頑張ってやりぬきましょ~y(^0^)y


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