サクラさん
困りました!

凸凹教授の授業で課題の
提出が間に合わなかった
ので、添付ファイルで
送って謝罪したんです
が、返信がありません。

これ、提出は認めない、
無視する…ということ
なんでしょうか。

ハンサム 教授
そうだとしても文句は
言えないのでは?

サクラさん
でも家庭の事情でゴタ
ゴタする中、極限まで
頑張った結果なんです。

そんなことも全然考慮
されないんでしょうか。

ハンサム 教授
それはケース・バイ・
ケースなので、凸凹
先生に直接お聞きして
みないとわかりません。



でもダメならダメで、
私ならたいてい応答は
しますから、無視されて
いるのは、君のメールに
問題があったせいなの
かもしれませんね。

サクラさん
ギョギョギョ(叫び)
一体どんなヘマを
やってたんだろう?

ハンサム 教授
そのへんを細かく
チェックしながら、
学生から教授への
メールはどう書けば
いいのかを一緒に
考えてみましょう。


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というわけで、本日のテーマは大学の
教授など目上の人へのメールの
書き方とマナー。

特に謝罪や依頼など、神経を使わなければ
ならない場合での考え方を、長年大学で
教えてきた者の経験から、いろいろと
お伝えしていければと思います。

💻 もくじ
  1. ”困った”学生さんのメール

  2. どこがまずいのか
  3.    👉 教授へのメールの
       マナー:6ポイント


  4. どう書けばよかったか〔例文〕
 まとめ


”困った”学生さんのメール

さて、冒頭の会話でのサクラさんは、
教授から返信がもらえなくてヤキモキ
していましたね。

同じようなことで悩む学生さんは多い
ようで、類似のケースで教授から返信が
来て、自分のメールの問題点が暴露されて
しまった…
という有益な例が『教えて!goo』の投稿に
出ています。

まずこれから見ていきましょう。

        bsYKO85_monitamiruzangyouOL20131019

課題の提出が遅れるというメールを先生に
送ったところ、返信されたメールを見て
「心がしゅーん」としたというのです。

まずその学生さんのメールから。
課題の提出が遅れてしまいました。
申し訳ありません。

ですので メールに添付して
送らさせていただきます。

これへの教授の返信。
失礼な文だとは思いませんか?

メールに添付?怖くて開けられません。

課題提出が遅れますと書かれて
いましたが、遅れますと書いた
だけで承諾してもらえると
思っているのですか?

A gray domestic cat looking serene

データ管理の不備での遅延も、
スケジュール管理の不備の遅延も、
どちらも結局は自己管理による
ものだという認識はありますか?

自己都合の内容だけを一行で
簡単に伝えるだけで良いのですか?

気をつけた方がいいと思います。

コミュニケーション能力を
つけていって下さい。

提出は本日中といたします。

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このメールに気づいたのが2日後で
結局、提出はできていないそうですが、
それはともかく、どこがまずいのか
わからないので「教えて!」

という投稿なんですね。

質問者はこう続けています。

失礼な文ってこういう文の
ことをいうの?

どこらへんが失礼だったのかな…

文が短すぎるというのがいけない、
という事までは分かったのですが…

ちょっと文章になんだかトゲを
感じてしまい へこんでいます。

文章能力とコミュニケーション
能力、どちらも全然なくて、
おまけに自分勝手な性格…。

     132766

何が失礼なのかよく分って
いない事が多いので、
こういう文章で返されると

「これが失礼ということか…
私って本当だめな子だな。
でもどういう文章ならいいの?」

という風に一人で落ち込んで 
考えています。
(以上、引用元: 教えて!goo


どこがまずいのか

さて、この質問にはすでに沢山の回答が
寄せられているのですが、いろんな意見が
錯綜しているため、質問者さんもかえって
混乱されてしまったかもしれませんね;^^

そこで、それらの意見を整理しながら、
今回の投稿の問題点に即してまとめて
いくと、「教授へのメールのマナー」
として、以下の6つのポイントが
浮かび上がってきます。

💻 教授へのメールのマナー:
6ポイント

  1. 文が短すぎる?

  2. 敬語の使い方?

  3. コミュニケーション能力不足?

  4. メールでなく電話すべき?

  5. 「メールに添付」がダメ?

  6. 自己責任の認識不足?

以下では、これらについて、順を追って
分析した上で、どうしたらいいのかを
考えていきましょう。

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1. 文が短すぎる?

「文が短すぎるというのがいけない、
という事までは分かった」と
質問者さん。

でも、先生が問題視されているのは
「自己都合の内容だけを一行で簡単に
伝えるだけ」という質問者さんの姿勢で
あって、「文が短すぎる」かどうか
ではありませんよね。


そもそもこの人が「文」といっている
ことの意味も、一文(センテンス)のこと
なのか、メールの文章全体なのか不明です。

こういうところにも、「自己都合」を
相手に投げつけるだけで、それを受ける
相手のことに気が回らないこの人の、
基本的な姿勢が感じられてしまいます。

つまり自分でも言っているとおりの
「自分勝手な性格」ですね。


ともかくどちらの意味にせよ、短いから
「いけない」のではありません。

教員は長いものを読まされるより、簡潔に
意思を伝えてもらう方がありがたいに
決まっています。

     


「件名」をきちんと入力し、はじめに
自分が誰であるかを簡潔に告げれば、
あとは言葉づかいや用件の伝え方が
失礼・不適切にならない限り、
短ければ短いほどよい。

文頭・文末の挨拶などは省略して
かまわないと思います。
(下記「どう書けばよかったか〔例文〕」参照)

問題は長短ではなく、
別のところにあるのです。

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2. 敬語の使い方?

長く書くのを避けた方がよい理由の一つは、
長く書けばそれだけ、敬語の使い方など
日本語のまずさが出やすくなるということ。

質問者さんのメールに致命的なミスが
なかったのは短かったおかげとも言そう
ですが、日本語にうるさい先生なら
「送らさせていただきます」というのが
鼻につくでしょうね。

これは「送らていただきます」
と書くべき。
👉中学の国語文法を復習しましょう。

なお敬語の考え方について詳しくは
こちらを参照してください。

“させていただく”が間違い敬語になる場合:恩ない人への恩表現

“お~になる”敬語は要注意☆”お~になられる”で太宰・志賀論争

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👉敬語ばかりでなく、いろいろと
やっかいな問題が多いのが日本語。

これへの対策をめぐっては、こちらの
記事などでも情報提供しています。

ぜひ覗いてみてください。

散見される?散見する? 正しい意味・使い方を鴎外・漱石…太宰に聞く

お疲れ様とご苦労様の使い分け?(*_*)うるさくなったのは平成から?

私の読みはわたし?わたくし?新常用漢字音訓表ではなんと…?

       Scientists



3. コミュニケーション能力不足?

一口に「コミュニケーション能力」
といってもいろいろ。

よく極度の人見知りなどで「コミュ障」
(コミュニケーション障害)とまで
言われるような人がいますね。

そういう人に不足している類の
「コミュニケーション能力」ならば、
質問者さんは存分におもちなわけです。

  

なにしろ「〆切りに遅れたけど、認めて
くれ~」という趣旨のメールで遠慮なく
先生の胸に飛び込めるくらいですから;^^💦


だから「コミュニケーション能力をつけて
いって下さい」という先生の要望は、
そういう厚顔さとは別種の能力だと
理解する必要がありますね。

しいていえば…

「自分と相手の立場をよく認識した上で、
常識的な礼儀作法や文法に則って
コミュニケーションをとる能力」
といったところかな。

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4. メールでなく電話すべき?

『教えて!goo』の回答のなかには、
こういうことはメールでは失礼なので
電話で問い合わせるべきだ、という
意見もありました。

でもこれは、いちいち電話口へ呼びつけ
られるより、メールで済ませてもらった
方がありがたいと思う教員が多いはず。

  post2

そもそも電話でつかまる(研究室や
教員室にいる)時間帯も短いですしね。
(文系は特に)


5. 「メールに添付」がダメ?

「メールに添付?怖くて開けられません」
と先生は書かれています。

コンピュータ・ウィルス感染は、多くの
場合、得体の知れないファイルを開けて
しまうことによるといわれています
からね~(叫び)。


でも、だからといって学生からのメールに
添付されたファイルをすべて「怖くて
開けられません」と拒否する先生は
いないんじゃないでしょうか。

少なくとも私は聞いたことが
ありません;^^

逆に言うと、そうだからこそ、この「怖くて
開けられません」には、先生の質問者への
よほど強い拒絶感情、嫌悪感が込められて
いると読めるわけで、それこそが
「怖い」わけです。

         USB

要は、「メールに添付」すること自体が
完全にダメということはなく、それで
よいかどうかを確認もせずに勝手に
投げつけるような姿勢が問題なのです。


6. 自己責任の認識不足?

「データ管理」であれ「スケジュール
管理」であれ「自己管理」の不備による
遅延なのだから、すべては自己責任。

その認識があまりに薄いように見える
質問者への苛立ちが、先生の返信には
かなりむき出しになっていますね。

「自己都合の内容だけを一行で簡単に
伝えるだけで良いのですか?」と。


でもこれ、すでに上で述べたように、
長く書けばよいということではないので
注意してくださいね。

相手の都合をよく考え、分からなければ
礼儀を失しない方法で問い合わせて
確認した上で行うべきだということです。

  computer_cartoon

「私って本当だめな子だな」と落ち込んで
しまった質問者さんですが、せめてもの
救いは「自分勝手な性格」と自分で
気づいていること。

きっと周りの人になんでも許容される
恵まれた環境で伸び伸びと育った
お嬢さんなのでしょう。


でもこの「自分勝手」について「だめ」
という意識をもっているのですから、
これからはそれを直すよう心掛けて
参りましょう。

今回のメールで先生に怒られたことを
むしろその好機ととらえればよいのです。

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どう書けばよかったか〔例文〕

さて、それではこの質問者さんの場合、
どのようなメールを書けばよかった
のでしょうか。

基本的に「どう書いてもダメ」な場合の
ようではありますが、それでも先生に
よっては、文面しだいで「まあ、なんとか
してやろうか…」という気にならないとも
限りません。

     

そういう一縷の望みをつなぐような
メールのサンプルを下に置きますが、
有効かどうかはもちろん相手により、
場合によります。

これなら大丈夫だなんて、絶対に
思わないように…
〔件名〕「○○○○」の課題提出について

○○先生

○○○○○○○○(学生証番号等)の
○○○○と申します。

「○○○○」の課題の提出期限が昨日だ
ということは明記しておりましたが、
身辺にある緊急事態が発生しましたため、
昨日中の提出が叶いませんでした。

まことに申し訳ありません。

教務課で相談しましたところ、まず
メールで先生にご相談申し上げては
との助言をいただきましたので、
不躾ながらメールを差し上げております。

     Proofreading-512

もしお許しいただけるのであれば、
ただちに添付ファイルの形で提出
させていただきたいのですが、
ご受理いただけますでしょうか。

提出遅延の原因となった緊急事態に
ついて説明が必要の場合は、
次便にて申し上げます。

どうかよろしくご検討のほど
お願い申し上げます。

これで無視されたら、まあ、
あきらめるしかありませんね(/_;)/~~

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まとめ

アポ(面会の約束)とか欠席の連絡とか
連絡をもなんでもメールですますという
今時の大学の傾向は、これからますます
強まりこそすれ弱まりはしないでしょう。

その際のマナーを身につけておけば、
社会に出てからも、上司など目上の
人へのメールで困るようなことは
なくなるはず。
          野球猫matsui-anime

上に並べた6つの注意事項を胸に刻んで
もらえれば鬼に金棒、必ず役に
立ちますよ~;^^)y
👉メールの書き方やマナーをめぐっては
こちらでも情報提供しています。

ぜひご参照ください。

就活メールの返信はどこまで?マナーや用語の悩みにお答えします

五月雨の意味は?ビジネスメールで”五月雨式”って何?

   


👉そのほか大学生活での諸々の
悩みを解決するお助け記事を
こちらに集めていますので、
ぜひご活用ください。

大学生活は楽しい??充実した4年間にするための徹底ガイド

     


そのほかわからない点があれば、
遠慮なく「コメント」欄から質問を
送信してくださいね。

ともかく頑張ってやりぬきましょ~(^O^)/

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