教授へのメールの書き方 失敗しないためのマナー 6ポイント


やあやあサイ象です。

長年、大学教師をやってきた者の経験を
生かしていろいろと耳寄り情報を
お伝えしています。

本日のテーマは教授へのメール。


私のところに来る学生さんのメールにも
マナーも文章も滅茶苦茶で読む気に
ならないようなものがよくあります。

あなたのメールは大丈夫ですか?

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もちろん正式には教授でない先生方――
准教授、講師、助教…――を含めてですが、
「先生」と呼ばれる人へのメールの書き方、
その際に頭に入れておくべきマナーや
礼儀について…ということになります。

大学教員の職階について詳しくは
こちらを参照してください。

教授と准教授、講師と助教の違いは?いつから変更されたの?



💻 もくじ

  1. ”困った”学生さんのメール

  2. どこがまずいのか
  3.    👉 教授へのメールの
       マナー:6ポイント


  4. どう書けばよかったか〔例文〕
 まとめ


👉 ”困った”学生さんのメール

さてそのメール。

礼儀もマナーもどこ吹く風、乱暴で
非常識なメールを教員に送りつける
学生さんが少なくありません。

不快に思った先生が無視を決め込んだり、
注意したりすると、それに逆ギレしたり
落ち込んでどこかに投書したり……

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たとえば『教えて!goo』には
こんな質問が投稿されています。

課題の提出が遅れるというメールを
先生に送ったところ、返信された
メールを見て「心がしゅーん」とした
というのです。


まずその学生さんのメールです。
課題の提出が遅れてしまいました。
申し訳ありません。

ですので メールに添付して
送らさせていただきます。

これに対する先生の返信:
失礼な文だとは思いませんか?

メールに添付?怖くて開けられません。

課題提出が遅れますと書かれて
いましたが、遅れますと書いた
だけで承諾してもらえると
思っているのですか?

A gray domestic cat looking serene

データ管理の不備での遅延も、
スケジュール管理の不備の遅延も、
どちらも結局は自己管理による
ものだという認識はありますか?

自己都合の内容だけを一行で
簡単に伝えるだけで良いのですか?

気をつけた方がいいと思います。

コミュニケーション能力を
つけていって下さい。

提出は本日中といたします。

このメールに気づいたのが2日後で
結局、提出はできていないそうですが、
それはともかく、どこがまずいのか
わからないので「教えて!」

という投稿なんですね。

質問者はこう続けています。

失礼な文ってこういう文の
ことをいうの?

どこらへんが失礼だったのかな…

文が短すぎるというのがいけない、
という事までは分かったのですが…

ちょっと文章になんだかトゲを
感じてしまい へこんでいます。

文章能力とコミュニケーション
能力、どちらも全然なくて、
おまけに自分勝手な性格…。

        132766

何が失礼なのかよく
分っていない事が多いので、
こういう文章で返されると

「これが失礼ということか…
私って本当だめな子だな。
でもどういう文章ならいいの?」

という風に一人で落ち込んで 
考えています。
(以上、引用元: 教えて!goo


👉 どこがまずいのか

さて、この質問にはすでに沢山の回答が
寄せられているのですが、いろんな意見が
錯綜しているため、質問者さんもかえって
混乱されてしまったかもしれません。

なので、ここではそれらの意見を整理
しながら、今回の投稿の問題点に
即してまとめてみました。

その結果、以下の6つのポイントが
「教授へのメールのマナー」として
浮かび上がりましたので、ぜひ参考に
してもらえたらと思います。

💻 教授へのメールのマナー:
6ポイント


  1. 文が短すぎる?

  2. 敬語の使い方?

  3. コミュニケーション能力不足?

  4. メールでなく電話すべき?

  5. 「メールに添付」がダメ?

  6. 自己責任の認識不足?

だいたいこんなところかと思われます。

以下では、これらについて、順を追って
分析した上で、どうしたらいいのかを
考えていきましょう。

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1. 文が短すぎる?

「文が短すぎるというのがいけない、
という事までは分かった」と
質問者さん。

でも、先生が問題視されているのは
「自己都合の内容だけを一行で簡単に
伝えるだけ」という質問者さんの姿勢で
あって、「文が短すぎる」かどうか
ではありませんよね。


そもそもこの人が「文」といっている
ことの意味も、一文(センテンス)のこと
なのか、メールの文章全体なのか不明です。

こういうところにも、「自己都合」を
相手に投げつけるだけで、それを受ける相手
のことに気が回らないこの人の、基本的な
姿勢が感じられてしまいます。

つまり自らいうところの
「自分勝手な性格」ですね。

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ともかく、どちらの意味にせよ、
短いから「いけない」のでは
ありません。

教員は長いものを読まされるより、
簡潔に意思を伝えてもらう方が
ありがたいに決まっています。


「件名」をきちんと入力し、はじめに
自分が誰であるかを簡潔に告げれば、
あとは言葉づかいや用件の伝え方が
失礼・不適切にならない限り、
短ければ短いほどよい。

文頭・文末の挨拶などは省略して
かまわないと思います。
(下記「👉 どう書けばよかったか〔例文〕」参照)

問題は長短ではなく、
別のところにあるのです。


2. 敬語の使い方?

長く書くのを避けた方がよい理由の
一つは、長く書けばそれだけ、敬語の
使い方など日本語のまずさが出やすく
なるということ。

質問者さんのメールに致命的なミスが
なかったのは短かったおかげとも
いえそうですが、日本語にうるさい先生なら
「送らさせていただきます」というのが
鼻につくでしょうね。

これは「送らていただきます」
と書くべき。

中学の国語文法を復習しましょう。

なお敬語の考え方について詳しくは
こちらを参照してください。

就活メール:返信の書き方💻「了解」って書いていいの?

“させていただく”が間違い敬語になる場合:恩ない人への恩表現

“お~になる”敬語は要注意☆”お~になられる”で太宰・志賀論争

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敬語のこと以外でも、日本語って
なかなかやっかいな問題が多いですね。

当ブログではそれへの対策をめぐって
多くのような記事を重ねてきました。

ぜひ覗いてみてください。

散見される?散見する? 正しい意味・使い方を鴎外・漱石…太宰に聞く

お疲れ様とご苦労様の使い分け?(*_*)うるさくなったのは平成から?

私の読みはわたし?わたくし?新常用漢字音訓表ではなんと…?

        

五月雨の意味は? ☔ビジネスメールで”五月雨式”って何?

博士の読み方はハカセ?ハクシ?枕草子、漱石に聞く

違和感がある…という日本語への違和感:言う人次第で嫌味にも


3. コミュニケーション能力不足?

一口に「コミュニケーション能力」
といってもいろいろ。

よく極度の人見知りなどで「コミュ障」
(コミュニケーション障害)とまで
言われるような人がいますね。

そういう人に不足している類の
「コミュニケーション能力」ならば、
質問者さんは存分におもちなわけです。

       Scientists

なにしろ「〆切りに遅れたけど、
認めてくれ~」という趣旨のメールで
遠慮なく先生の胸に飛び込める
くらいですから;^^💦


だから「コミュニケーション能力を
つけていって下さい」という先生の
要望は、そういう厚顔さとは別種の
能力と理解する必要がありますね。

しいていえば…

「自分と相手の立場をよく認識した
上で、常識的な礼儀作法や文法に
則ってコミュニケーションをとる
能力」といったところかな?


4. メールでなく電話すべき?

『教えて!goo』の回答のなかには、
こういうことは、メールでは失礼なので
電話で問い合わせるべきだ、という
意見もありました。

でもこれは、いちいち電話口へ呼び
つけられるより、メールで済ませて
もらった方がありがたいと思う
教員が多いはず。

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そもそも電話でつかまる(研究室や
教員室にいる)時間帯も短いですしね。
(文系は特に)


5. 「メールに添付」がダメ?

「メールに添付?怖くて開けられません」
と先生は書かれています。

コンピュータ・ウィルス感染は、
多くの場合、得体の知れないファイルを
開けてしまうことによるといわれて
いますからね~(叫び)。


でも、だからといって学生からの
メールに添付されたファイルをすべて
「怖くて開けられません」と拒否する
先生もあまりいないでしょう。

まず聞いたことがありません。

だからこそ、この「怖くて開けられ
ません」には、先生の質問者へのよほど
強い拒絶感情、嫌悪感が込められている
ようで、逆に「怖い」わけです。

         USB

要は、「メールに添付」すること自体が
完全にダメということはないはずで、
それでよいかどうかを確認もせずに
勝手に投げつけるような姿勢が
問題なのです。


6. 自己責任の認識不足?

「データ管理」であれ「スケジュール
管理」であれ「自己管理」の不備による
遅延なのだから、すべては自己責任。

その認識があまりに薄いように見える
質問者への苛立ちが、先生の返信には
かなりむき出しになっていますね。

「自己都合の内容だけを一行で簡単に
伝えるだけで良いのですか?」と。


でもこれ、すでに上で述べたように、
長く書けばよいということでは
ないので注意してくださいね。

相手の都合をよく考え、分からなければ
礼儀を失しない方法で問い合わせて
確認した上で行うべきだということです。

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「私って本当だめな子だな」と落ち込んで
しまった質問者さんですが、せめてもの
救いは「自分勝手な性格」と自分で
気づいていること。

きっと周りの人になんでも許容される
恵まれた環境で伸び伸びと育った
お嬢さんなのでしょう。


でもこの「自分勝手」について「だめ」
という意識をもっているのですから、
これからはそれを直すよう心掛けて
参りましょう。

今回のメールで先生に怒られたことを
むしろその好機ととらえればよいのです。



👉 どう書けばよかったか〔例文〕

さて、それではこの質問者さんの場合、
どのようなメールを書けばよかった
のでしょうか。

基本的に「どう書いてもダメ」な場合の
ようではありますが、それでも先生に
よっては、文面しだいで「まあ、
なんとかしてやろうか…」という気に
ならないとも限りません。

     

そういう一縷の望みをつなぐような
メールのサンプルを下に置きますが、
有効かどうかはもちろん相手により、
場合によります。

これなら大丈夫だなんて、絶対に
思わないように…
〔件名〕「○○○○」の課題提出について

○○先生

○○○○○○○○(学生証番号等)の
○○○○と申します。

「○○○○」の課題の提出期限が
昨日だということは明記して
おりましたが、身辺にある
緊急事態が発生しましたため、
昨日中の提出が叶いませんでした。

まことに申し訳ありません。

教務課で相談しましたところ、
まずメールで先生にご相談
申し上げてはとの助言を
いただきましたので、不躾ながら
メールを差し上げております。

     Proofreading-512

もしお許しいただけるのであれば、
ただちに添付ファイルの形で
提出させていただきたいのですが、
ご受理いただけますでしょうか。

提出遅延の原因となった緊急事態に
ついて説明が必要の場合は、
次便にて申し上げます。

どうかよろしくご検討のほど
お願い申し上げます。

これで無視されたら、まあ、
あきらめるしかありませんね(/_;)/~~



👉 まとめ

アポ(面会の約束)とか欠席の連絡とか
連絡をもなんでもメールですますという
今時の大学の傾向は、これからますます
強まりこそすれ弱まりはしないでしょう。

その際のマナーを身につけておけば、
社会に出てからも、上司など目上の
人へのメールで困るようなことは
なくなるはず。
          野球猫matsui-anime

上に並べた6つの注意事項を胸に
刻んでもらえれば鬼に金棒、
必ず役に立ちますよ~;^^)y

そのほか大学生活での諸々の
悩みを解決するお助け記事を
こちらに集めていますので、
ぜひご活用ください。

大学生活は楽しい??充実した4年間にするための徹底ガイド

     


そのほかわからない点があれば、
遠慮なく「コメント」欄から質問を
送信してくださいね。

ともかく頑張ってやりぬきましょ~(^O^)/

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3 Responses to “教授へのメールの書き方 失敗しないためのマナー 6ポイント”

  1. 初音 より:

    初めまして。
    大学教授へのメールをするにあたって、参考にしたく記事を拝見しました。

    一つ質問をさせてください。

    関東の大学に通っています。長期休暇後(または休暇中)の面接の日程決めをメールでやりとりしたいと思ってます。

    先方の都合を伺うということは承知しているのです。しかし出身が地方なので帰省の関係などですぐ関東に移動することは困難な可能性があります。

    そこで面接の日程を、例えば○月の下旬が良いです、というようにこちらから指定するのは失礼にあたるのでしょうか。


    疑問に思ったので質問いたしました。
    お答えしていただけるとありがたいです。

    • サイ象 より:

      初音さん

      質問ありがとうございます。

      面接の日程について自分の都合を先に(相手が言う前に)言っていいかどうかという問題ですね。

      これは人(先生)によるのではないかな。

      私ならむしろ歓迎で、あなたが提示した日程のうち自分に都合のよいものを選んで、すぐに返信すると思います。

      そのほうが手間が省けてありがたいわけですが、ものの言い方次第では、ムッと来て「お前なんかに会ってやるか」という気持ちになる場合もありますので、そこは注意したほうがよいと思います。

      たとえば「失礼とは思いましたが」などと前置いて、「こちらから指定」せざるをえない理由を丁寧に説明すれば、大概の先生は喜んで相談に乗ってくれると思いますよ。

      あなたならたぶん大丈夫。 Take it easy!

  2. 初音 より:

    サイ象さん

    質問に答えてくださり、とっても感謝しています。本当にありがとうございます。

    私は大学生なので勉学に力を注いでいればいいですが、教授は学会や研究もあり私とは比べられないほど忙しいと思います。

    メールで何回もやりとりをするよりはこちらの空いてる時間を提示した上で、先方に時間を割いていただく方が確かに効率的だと思いました。

    はっきりとした理由を述べることや「失礼でしたが」と前置きを用いることは、顔が見えないメールにおいて重要なものですよね。

    今後やりとりをする上でとても参考になりました。

    私はメールに対して少し難しく考えすぎていたと思います。不躾な印象を与えない文章を心がけたいと思います。


    本当にありがとうございました。

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